Message Identification: Mehr als nur ein Spamfilter

Gerade im Business-Umfeld ist ein zuverlässiger Schutz vor Spam unerlässlich, um nicht in der Flut unerwünschter oder gar schädlicher eMails zu versinken. Team/David bietet mit den integrierten Message Identification Services (MIS) ein hocheffizientes System, das viel mehr leistet als konventionelle Spam-Filter und individuelle Aktionen für unterschiedliche Typen von Spam-Nachrichten erlaubt. 

Die MIS analysieren und kategorisieren eintreffende eMails, indem sie Inhalt, Betreff, Anhänge und spezifische Elemente wie Links und Absenderdetails extrahieren und Fingerprints bzw. Hashes davon erstellen. Diese Kennzeichnungen – nicht die tatsächlichen Daten – werden dann mit einer kontinuierlich aktualisierten Datenbank abgeglichen, die Tag für Tag rund eine Milliarde eMails verarbeitet. Deren Datenbestand wird zusätzlich anhand verschiedener Methoden wie Crawlern, Machine Learning und Mustererkennung anreichert und bewertet und garantiert so eine einzigartig sichere Identifizierung quasi ohne False Positives. Mehr

RELEASED

• Seit dem 11.06. freigegeben: Team/David Rollout 513

Das neueste Rollout für Team/David bringt diverse neue Funktionen und Verbesserungen, wie beispielsweise neue Tabs für Texterkennung und Übersetzung in Tobit.Team, optimierte Anzeige von eMail Adressen zur besseren Unterscheidung zwischen internen und externen eMails, Anpassungen für Client-Scripte sowie Optimierungen bei der Darstellung von Tobit.Team im Dark Mode. Alle Infos wie immer in den Release Notes.

• Neue Engine für Spamschutz

Ebenfalls Bestandteil von Rollout 513 sind frische Updates für die Scan Engine der in Team/David integrierten Message Identification Services. Der optionale Dienst schützt zuverlässig vor Spam und anderen unerwünschten Nachrichten (s.o.). Die regelmäßigen Engine Updates sichern und optimieren die Leistungsfähigkeit der Schutzfunktion und passen sie laufend den sich ständig ändernden Anforderungen und Bedrohungen an. Sie erfolgen bei der Rollout-Installation automatisch und erfordern keine manuelle Konfigurationsarbeit.

ADMIN'S FAVOURITE

• Benutzerkürzel für einfache interne Adressierung  

Viele Betriebe verwenden Benutzerkürzel, um interne Abläufe zu beschleunigen und zu vereinfachen. Auch bei Team/David lassen sich den Mitarbeitern in der Benutzerverwaltung Kürzel zuweisen, die dann z.B. zur schnellen Adressierung von Nachrichten in der internen Kommunikation genutzt werden können. Anstatt der eMail-Adresse der betreffenden Personen ist dann lediglich das entsprechende Benutzerkürzel anzugeben.

Die zugehörige Einstellung erfolgt direkt im David.Administrator. In der Konfiguration des jeweiligen Users unter dem Punkt »System/Benutzer« kann auf dem Tab »Allgemein« in der Sektion »eMail-Adressen« nach Klick auf den Button »Weitere...« als eine zusätzliche eingehende eMail-Adresse auch das gewünschte Benutzerkürzel eingetragen und danach direkt genutzt werden.

USER'S FAVOURITE

• Adressvorschläge ersparen lästige Sucherei

Bei internen Nachrichten beschleunigen Benutzerkürzel die Adressierung deutlich (s.o.). Mit den richtigen Einstellungen in Tobit.Team gelingt das auch für die Kommunikation mit externen Empfängern. Zu finden sind die betreffenden Funktionen unter dem Punkt »Einstellungen/Adressen« in der Sektion »Optionen«: 

Vorschläge nach x Zeichen: Ab der hier eingetragenen Anzahl Zeichen beginnt Team/David automatisch damit, Adressvorschläge anzubieten. Ist z.B. »4« eingestellt, erscheinen passende Vorschläge aus dem Adressbuch, nachdem vier zusammenhängende Zeichen im Adressfeld angegeben wurden.

Eingegebene Empfängeradressen immer auflösen: Bewirkt, dass in jedem Fall versucht wird, eingegebene Empfängeradressen mithilfe der Adresserkennung eindeutig aufzulösen. Bei dieser Einstellung werden z.B. auch eingegebene Benutzerkürzel automatisch durch den zugehörigen Namen ersetzt, selbst wenn sie die oben angegebene Mindestzeichenlänge unterschreiten.

Adresse anstatt »Angezeigter Name« darstellen: Wenn aktiviert, werden auch Adressen, die erfolgreich von der Adresserkennung ermittelt wurden, nicht mit dem »Angezeigten Namen« angezeigt, sondern immer mit der reinen Adressinformation (also z.B. die vollständige eMail-Adresse bzw. Fax- oder Telefonnummer).

Vorschläge nach Häufigkeit der Benutzung sortieren: Sorgt dafür, dass bei Adressvorschlägen immer die Adressen ganz oben stehen, bisher am häufigsten verwendet wurden. Diese Einträge lassen sich so besonders schnell auswählen.    

• OCR und Übersetzung direkt per Tab in der Vorschau

  

Die neueste Version von Tobit.Team bietet die Möglichkeit, Funktionen wir die Optische Texterkennung (OCR) für Faxe oder Nachrichten mit eingefügten Bildern sowie die automatische Übersetzung für Nachrichten mit fremdsprachigem Inhalt mit nur einem Klick über zugehörige Tabs direkt in der Vorschau zu nutzen.

Die betreffenden Tabs lassen sich in den Einstellungen von Tobit.Team nach Wunsch ein- oder ausblenden. Dazu stehen unter dem Menüpunkt »Ansicht/Vorschau« entsprechende Checkboxen zur Verfügung.

TIPPS

• Abschaltbare Erkennung von Links und eMail-Adressen

Per Vorgabe erkennt der Editor von Tobit.Team bei der Erstellung von Nachrichten eingetragene Web-Links (URLs), eMail-Adressen und Datei-Pfade und stellt sie automatisch als Hyperlinks dar, die per Klick direkt zu den jeweils betreffenden Zielen führen.

Das ist generell sehr praktisch, wird aber nicht immer gewünscht. Aus diesem Grund lässt sich diese Funktion in den Einstellungen von Tobit.Team deaktivieren. Hierzu stehen dort unter dem Punkt »Editor/Optionen« drei Schalter zur Verfügung, mit denen die automatische Verlinkung für jeden Typ (URLs, eMail-Adressen und Datei-Pfade) separat ein- oder ausgeschaltet werden kann.

• Feste Cursor-Position als Startpunkt in Vorlagen

In eMail Vorlagen lässt sich eine definierte Position festlegen, zu der automatisch der Cursor beim Öffnen springt. So kann das Tippen sofort beginnen, ohne die Schreibmarke vorher manuell positionieren zu müssen. Der Text steht also automatisch immer an der  richtigen Stelle im Dokument. Das Tastaturkürzel [STRG] + [UMSCHALT] + [W] öffnet ein Popup, das entsprechende Funktionen bereitstellt.

SAVE THE DATE

• Einführung in Sidekick Server – Kostenfreies Online-Seminar

02. Juli, 11:00 Uhr, www.tobit.live

Sidekick Server, das Multi-Model KI-System für Unternehmen, Organisationen, Kommunen etc. vereint die besten textbasierten KI-Modelle der Welt in einer einzigen Software, ermöglicht maßgeschneiderte eigene Intelligent Agents und macht die KI-Nutzung komplett Datenschutz- und DSGVO-konform. Der Workshop zeigt, wie einfach sich das System einsetzen lässt, und gibt Anregungen für die gewinnbringende und sichere Nutzung von KI. Infos & Buchung

• KI mit Team/David produktiv nutzen – Kostenfreier Online Workshop

15. Juli, 15:00 Uhr, www.tobit.live

Der interaktive Workshop zeigt die grundsätzliche Funktionsweise von Künstlicher Intelligenz und demonstriert den effektiven und vor allem datenschutzkonformen Einsatz mit Team/David im täglichen Business. Infos & Buchung

• Einstieg in KI – Kostenfreie Online-Session

17. Juli, 18:00 Uhr, www.tobit.live

Wer allererste Eindrücke über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz sammeln will, ist hier genau richtig. Die kompakte Online-Session erläutert die Hintergründe und zeigt, wie jeder die faszinierende Technologie für sich persönlich ideal nutzen kann. Infos & Buchung